Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
OTOARENA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
1. GİRİŞ
1.1. Politikanın Amacı ve Kapsamı
Bu Politika, Otoarena Müzayede ve Bilişim Hizmetleri Anonim Şirketi ("Otoarena" veya "Şirket") tarafından 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması ile kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesinde uyulacak ilke ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır. Somut işleme faaliyetlerine ilişkin ayrıntılı bilgi, Kanun'un 10. maddesi uyarınca ilgili kişi gruplarına sunulan aydınlatma metinlerinde yer alır.
Politika, kişisel verilerin işleme şartlarını belirlemekte ve kişisel verilerin işlenmesinde Şirket (Otoarena) tarafından benimsenen ana ilkeleri ortaya koymaktadır. Bu çerçevede Politika, Şirket (Otoarena) tarafından Kanun kapsamındaki tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini, Şirket’in (Otoarena) işlediği tüm kişisel verilerin sahiplerini ve işlediği tüm kişisel verileri kapsamaktadır.
Otoarena, teknolojiye yaptığı ve yapacağı yatırımlarla yenilikçi ürün ve hizmet uygulamaları ile internet alanında kullanıcılarına daha iyi hizmet vermek için sürekli kendisini yenilemekte ve en iyi hizmeti verebilmek için çalışmakta, kişisel verilerin hukuka uygun olarak toplanması, saklanması ve paylaşılmasını sağlamak ve gizliliğini korumak amacıyla Kanun'un 12. maddesi uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
1.2. Tanımlar
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme: Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Çalışan: Otoarena çalışanı olan gerçek kişiler.
Çalışan Adayı: Otoarena çalışanı olmayan ancak çeşitli yöntemlerle Otoarena çalışan adayı statüsünde olan gerçek kişiler.
İleti Yönetim Sistemi (İYS): 6563 sayılı Kanun ve ilgili Yönetmelik kapsamında ticari elektronik ileti onaylarının alınması, ret hakkının kullanılması ve şikâyet süreçlerinin yönetildiği sistem.
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İş Ortakları: Otoarena’nın ticari faaliyetleri çerçevesinde sözleşmesel ilişkiler kapsamında ortaklık kurduğu kişiler.
Kanun: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kişisel Sağlık Verisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü sağlık bilgisi.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
Politika: Otoarena Müzayede ve Bilişim Hizmetleri Anonim Şirketi Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası.
Şirket / Otoarena: Otoarena Müzayede ve Bilişim Hizmetleri Anonim Şirketi.
Ticari Elektronik İleti: Telefon, çağrı merkezleri, faks, otomatik arama makineleri, akıllı ses kaydedici sistemler, elektronik posta, kısa mesaj hizmeti gibi vasıtalar kullanılarak elektronik ortamda gerçekleştirilen ve ticari amaçlarla gönderilen veri, ses ve görüntü içerikli iletiler.
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.
1.3. Yürürlük ve Değişiklik
Politika, Otoarena tarafından www.otoarena.com internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.
Otoarena, işbu Politika’yı dilediği zaman güncelleyebilir ve değiştirebilir. Otoarena’nın yaptığı güncelleme ve değişiklikler internet sitesinde yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olacaktır.
Politika’nın güncel versiyonuna Otoarena web sitesinden www.otoarena.com adresinden erişilebilir.
2. KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNE YÖNELİK İLGİLİ KİŞİLER, VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ
2.1. Veri Sorumlusu
Kişisel verileriniz veri sorumlusu sıfatıyla Otoarena tarafından, Kanun uyarınca aşağıda açıklanan kapsamda toplanabilecek ve işlenebilecektir.
2.2. Kişisel Veri Toplama Kategorileri
Otoarena, düzenlediği fiziki, çevrim içi veya hibrit açık artırmalar ve Araç Satışları kapsamında alıcı olarak araç satın almanız, satıcı olarak araç satmanız veya Otoarena’dan ticari faaliyetleri kapsamında herhangi bir hizmet almanız ve/veya alıcı veya satıcı tarafından araç alım ve/veya satım işlemlerinin yürütülmesi kapsamında yetkilendirilmeniz durumunda tarafınızdan aşağıda belirtilen kişisel verileriniz Kanun'da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak Otoarena tarafından elde edilmekte ve işlenmektedir.
Kimlik Bilgileri: Ad ve soyad, T.C. kimlik numarası, şahıs firması olması durumunda ayrıca firma ünvanı, vergi sicil numarası bilgileri ve kullanıcı ID numarası.
İletişim Bilgileri: Cep telefonu, e-posta adresi, adres bilgisi.
Finansal Bilgiler: Otoarena’nın ilgili kişi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin kişisel veriler, fatura bilgileri, katılım teminatı, hizmet bedeli, araç bedeli, noter ücreti, harç ve sigorta bedeline ilişkin ödeme, tahsilat, iade ve mahsup kayıtları, IBAN ve banka hesap bilgileri. Kart bilgileri Otoarena sistemlerinde saklanmaz; ilgili ödeme kuruluşu tarafından işlenir.
Kimlik Doğrulama Bilgileri: Kullanıcıların ad, soyadları, doğum tarihi bilgileri, T.C. kimlik numaraları (ulusal kimlik numaraları veya bu kapsamda resmî kurumlarca verilen numaralar), SMS/OTP doğrulama kayıtları.
Müşteri Bilgisi: Ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar sırasında ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler.
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgileri: Sunduğumuz ürün ve hizmetlerle ilgili veya Otoarena’nın ve ilgili kişinin hukuki menfaatlerini korumak amacıyla işlenen ilgili kişinin aile bireyleri ve yakınları hakkındaki bilgiler.
Müşteri İşlem Bilgileri: Araç Satışları kapsamında ödenen bedeller, imza sirküleri ve imza verisi, ticaret sicil gazetesi ve vergi levhası, firma kapanmış ise kapama belgesi, araç satışına yönelik imzalanan sözleşme verileri, sözleşme ve onay kutusu kayıtları, işin vekaletname ile yürütülmesi halinde vekaletname verileri.
Araç Bilgileri: Satın alınacak veya satışa sunulan araç ya da araçlara ilişkin araç yıl, marka, model (seri), yakıt, kasa tipi, paket, renk, km, plaka ve şase no. verileri, ruhsat bilgileri, rehin ve haciz durumu bilgileri, araç ekspertiz raporunda yer alan veriler, aracın teknik özelliklerine dair bilgiler, araca yönelik satıcı tarafından girilen her türlü açıklama.
Açık Artırma Bilgileri: Katıldığınız veya favoriye eklediğiniz ihalelere ilişkin araç (ihale) numarası, yukarıda detayına yer verilen araç bilgileri, il bilgisi, ihale başlangıç fiyatı, son teklif dahil olmak üzere verilen tekliflere dair bilgiler, ihale süresi, kazanılan ihaleler, iptal, cayma, itiraz ve teslim kayıtları.
İşitsel Kayıtlar: Çağrı merkezi kullanılması durumunda çağrı merkezi ses kayıtları.
İşlem Güvenliği Bilgisi: Ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen IP adresi, log kayıtları, cihaz ve oturum bilgileri gibi kişisel verileriniz.
Çalışan Adayı Bilgisi: Otoarena’nın çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği Otoarena’nın insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya Otoarena ile çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler.
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi: Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve Otoarena’nın politikalarına uyum kapsamında işlenen noter satış işlemleri, garanti ve ayıp talepleri ile uyuşmazlık kayıtları dahil kişisel veriler.
Denetim ve Teftiş Bilgisi: Otoarena’nın kanuni yükümlülükleri ve Otoarena politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler.
Özel Nitelikli Veri: Otoarena, faaliyetleri kapsamında kural olarak özel nitelikli kişisel veri işlemez. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinin gerekmesi halinde Politika'nın 3.3. başlığındaki şartlara uyulur.
Pazarlama Bilgisi: Ürün ve hizmetlerimizin ilgili kişinin kullanım alışkanlıkları, beğenisi ve ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve değerlendirmeler; ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtları ile iletişim tercihleri.
Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgisi: Otoarena’ya yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.
İtibar Yönetimi Bilgisi: Otoarena’nın ticari itibarını korumak maksatlı toplanan bilgiler ve buna ilişkin oluşturulan değerlendirme raporları ile alınan aksiyonlarla ilgili bilgiler.
Olay Yönetimi Bilgisi: Otoarena’nın ticari hak ve menfaatleri ile müşterilerimizin hak ve menfaatlerini korumak maksatlı gelişen olaylara karşı gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına yönelik olarak işlenen kişisel veriler.
Otoarena’da düzenlenen Araç Satışları veya diğer ticari faaliyetleri kapsamında, taraflardan birinin çalışanı veya herhangi bir sıfatla yetkilendirilen bir üçüncü kişi olmanız durumunda ise Otoarena tarafınızdan 2.2 maddesinde belirtilen kişisel veri toplama kategorilerine ek olarak aşağıda belirtilen kişisel verileri elde etmektedir.
Çalışma Bilgileri: Çalışılan gerçek veya tüzel kişi, unvan ve görev bilgileri.
Müşteri İşlem Bilgileri: İmza sirküleri ve imza verisi.
Vekaletname Bilgileri: Alıcının veya satıcının vekaletname ile yetkilendirme yapması durumunda vekaletname verileri.
2.3. İlgili Kişiler
Politika kapsamındaki ilgili kişiler, Otoarena tarafından kişisel verileri işlenmekte olan Otoarena çalışanları dışındaki tüm gerçek kişilerdir. Bu çerçevede genel olarak ilgili kişi kategorileri aşağıdaki şekildedir:
Müşteri: Otoarena’nın sunduğu ürün ve hizmetlerden yararlanan bireysel ve kurumsal üyeler, alıcılar ve satıcılar ile bunların yetkilileri, çalışanları ve vekilleri dahil gerçek kişileri ifade etmektedir.
Potansiyel Müşteri: Otoarena’nın sunduğu ürün ve hizmetleri kullanma ilgisini gösteren, müşteriye dönüşme potansiyeli olan gerçek kişileri ifade etmektedir.
Ziyaretçi: Otoarena, mağaza, yerleşke, fiziki ihale alanı, mobil uygulama ve internet sitesini ziyaret eden gerçek kişileri ifade etmektedir.
Çalışan Adayı: Otoarena’ya CV göndererek veya başka yöntemlerle iş başvurusu yapan gerçek kişileri ifade etmektedir.
Üçüncü Kişiler: Yukarıda yer verilen ilgili kişi kategorileri ile Otoarena çalışanları hariç gerçek kişileri ifade etmektedir.
İlgili kişi kategorileri genel bilgi paylaşımı amacıyla belirtilmiştir. İlgili kişinin, bu kategorilerden herhangi birinin kapsamına girmemesi, Kanun’da belirtildiği şekilde ilgili kişi niteliğini ortadan kaldırmamaktadır.
2.4. Kişisel Verilerin İşleme Amaçları
Kanun’un 5. maddesine dayalı olarak elde edilen ve yukarıda detaylarına yer verilen kişisel verileriniz (“kişisel verileriniz”) aşağıda belirtilen işleme amaçlarıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak Kanun’un 4. maddesinde belirtilen genel ilkeler doğrultusunda işlenmektedir.
1. Alıcı veya satıcı olarak kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, finansal bilgiler, kimlik doğrulama bilgileri, müşteri işlem bilgileri, araç bilgileriniz, ihale bilgileriniz ile işitsel kayıtlarınız, Otoarena'da düzenlenen Açık Artırma faaliyeti ve Araç Satışları kapsamında, araç almanız veya araç satmanız durumunda aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
• Satışa konu ikinci el araçların bağımsız ekspertiz kuruluşlarınca yapılan ekspertiz ve fiyatlandırma işlemlerinin planlanması, koordinasyonu ve raporlanması, ekspertiz randevu süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi,
• Araç Satışları kapsamında ikinci el araç satış işlemlerinin yürütülmesi, bu kapsamda, araç mülkiyetinin satıcıdan elde edilmesi, alıcıya devredilmesi, ödeme işlemlerinin yürütülmesi, araç teslimat işlemlerinin yürütülmesi, sözleşme ve noter işlemlerinin yürütülmesi, alıcı ile satıcı arasındaki ticari ve iletişim faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesi, gereken durumlarda araç iade işlemlerinin yürütülmesi,
• Üyeliğin oluşturulması ve SMS ile doğrulanması, fiziki, çevrim içi ve hibrit açık artırmaların düzenlenmesi,
• Katılım teminatının alınması, iadesi ve hizmet bedeline mahsubu ile güvenli ödeme sistemi üzerinden araç bedelinin tahsili ve aktarımı,
• Zorunlu trafik sigortası, noter ücreti ve harçlara ilişkin işlemlerin yürütülmesi,
• Araç Satışları kapsamında para transferinin gerçekleştirilmesi için kimlik doğrulama sürecinin yürütülmesi,
• Araç Satışları’nın planlanması, yürütülmesi, takip edilmesi ve raporlanması,
• Ürün ve hizmetlerin doğru kişiye verildiğinin kontrolünün sağlanması,
• Yukarıdaki faaliyetler kapsamında iletişim faaliyetlerinin ve işlemsel bilgilendirmelerin yürütülmesi,
• Her türlü talep, şikâyet, soru ve görüşlerinizin karşılanması, değerlendirilmesi, raporlanması bu doğrultuda gerekli aksiyonların alınması, müşteri memnuniyet anketlerinin planlanması ve yürütülmesi, bu kapsamda tarafınızla iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Garanti ve ayıp taleplerinin yönetimi,
• Kredi Ödeme İşlemleri Takibi,
• Satış Sonrası Destek Hizmetleri Aktivitelerinin Planlanması ve İcrası,
• Ürün ve Hizmetlerin Satış Süreçlerinin Planlanması ve İcrası,
• Sözleşme Süreçlerinin ve Hukuki Taleplerin Takibi,
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası,
• Bankacılık İşlemleri.
2. Alıcının veya satıcının çalışanı ya da alıcı veya satıcı tarafından yetkilendirilen bir üçüncü kişi olmanız durumunda kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
• Alıcının adına Araç Satışları’na katılım sağlanması için yetkilendirilmeniz durumunda kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, ihale bilgileri ve çalışma bilgileriniz ile işitsel kayıtlarınız, İhale Satışları kapsamında ikinci el araç satış işlemlerinin yürütülmesi, söz konusu faaliyetin doğru kişi tarafından yürütüldüğünün kontrolünün sağlanması ve bu kapsamda iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla işlenmektedir.
• Alıcının araç teslimatı için yetkilendirilmeniz durumunda kimlik bilgileri, iletişim bilgileri ve çalışma bilgileriniz ile işitsel kayıtlarınız, İhale Satışları kapsamında araç teslimat işlemlerinin yürütülmesi, söz konusu faaliyetin doğru kişi tarafından yürütüldüğünün kontrolünün sağlanması ve bu kapsamda iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla işlenmektedir.
• Alıcının noter işlemleri için vekaletname ile yetkilendirilmeniz durumunda kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, vekaletname bilgileri ve çalışma bilgileriniz ile işitsel kayıtlarınız, Araç Satışları kapsamında sözleşme ve noter işlemlerinin yürütülmesi, söz konusu faaliyetin doğru kişi tarafından yürütüldüğünün kontrolünün sağlanması ve bu kapsamda iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla işlenmektedir.
• Satıcının kendi adına Araç Satışları’nın yürütülmesi için yaptığı yetkilendirme kapsamında kimlik bilgileri, iletişim bilgileri ve çalışma bilgileriniz ile işitsel kayıtlarınız, İhale Satışları kapsamında ikinci el araç satış işlemlerinin yürütülmesi, araç teslimat işlemlerinin yürütülmesi, söz konusu faaliyetin doğru kişi tarafından yürütüldüğünün kontrolünün sağlanması ve bu kapsamda iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla işlenmektedir.
• Satıcının noter işlemleri için vekaletname ile yetkilendirilmeniz durumunda kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, vekaletname bilgileri ve çalışma bilgileriniz ile işitsel kayıtlarınız, İhale Satışları kapsamında sözleşme ve noter işlemlerinin yürütülmesi, söz konusu faaliyetin doğru kişi tarafından yürütüldüğünün kontrolünün sağlanması ve bu kapsamda iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla işlenmektedir.
3. Alıcı veya satıcının imza yetkilisi olmanız durumunda kimlik bilgileri, iletişim bilgileri ve müşteri işlem bilgileriniz, Açık artırma satışları kapsamında sözleşme ve noter işlemlerinin yürütülmesi amacıyla işlenmektedir.
4. Alıcı veya satıcı olarak kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, finansal bilgiler, müşteri işlem bilgileri, araç bilgileriniz, ihale bilgileriniz ve işitsel kayıtlarınız, alıcı veya satıcının çalışanı ya da alıcı veya satıcı tarafından yetkilendirilen bir üçüncü kişi olmanız durumunda ise kimlik bilgileri, çalışma bilgileri, iletişim bilgileri, vekaletname bilgileri, müşteri işlem bilgileriniz ve işitsel kayıtlarınız, Otoarena’nın ürün ve hizmetlerinin geliştirilmesine ilişkin faaliyetler kapsamında aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
• Çalışanlarımızın performanslarının değerlendirilmesi, raporlanması ve geliştirilmesi,
• Ürün ve hizmet geliştirme faaliyetlerinin planlanması ve bu faaliyetler kapsamında; ürün ve hizmetlerimize yönelik kalite, etkinlik, analiz ve iyileştirme çalışmalarının yapılması ve raporlanması,
• Müşteri ilişkilerinin planlanması ve müşteri ilişkilerinin geliştirilmesine yönelik çalışmaların yürütülmesi.
5. İletişim bilgileriniz ile pazarlama bilgileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
• Bireysel üyelere önceden alınan onaya, tacir ve esnafa ise 6563 sayılı Kanun'un 6. maddesine uygun olarak ihale, araç, kampanya ve fırsat duyurularının gönderilmesi,
• Açık rıza bulunması halinde kişiselleştirilmiş pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi,
• İletişim adresleri ile ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtlarının İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilmesi, güncellenmesi ve ispatı.
Yukarıda belirtilen tüm kişisel verileriniz yönetim ve mevzuata uyum faaliyetleri kapsamında aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
• Kişisel verilerin saklama faaliyetleri yürütülmesi, sistem performansının geliştirilmesi ve bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• Yukarıda belirtilen tüm faaliyetlerinin yürürlükteki mevzuata uygun yürütülmesi,
• Risk analiz çalışmaları ile denetimlerin yürütülmesi, değerlendirilmesi ve raporlanması,
• Hukuken yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, hukuk işlerinin takibi ve gereken durumlarda savunma hakkımızın kullanılması.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR
3.1. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler
Otoarena tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 4. maddesinde yer alan kişisel veri işleme ilkelerine uygun olarak işlenmektedir. Bu ilkelere her bir kişisel veri işleme faaliyeti açısından uyulması zorunludur:
• Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmesi; Otoarena, kişisel verilerinizin işlenmesinde kanunlara, ikincil düzenlemelere ve hukukun genel ilkelerine uygun olarak hareket eder; kişisel verileri işlenme amacı ile sınırlı olarak işlemeye ve ilgili kişinin makul beklentilerini dikkate almaya önem verir.
• Kişisel verilerin doğru ve güncel olması; Otoarena tarafından işlenen kişisel verilerinizin güncel olup olmadığına, buna ilişkin kontrollerin yapılmasına dikkat edilir. İlgili kişilerin bu kapsamda doğru ve güncel olmayan verilerinin düzeltilmesini veya silinmesini isteme hakkı tanınır.
• Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi; Otoarena, her bir kişisel veri işleme faaliyetinden önce veri işleme amaçlarını tespit eder ve bu amaçların hukuka aykırı olmamasına dikkat eder.
• Kişisel verilerin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması; Otoarena tarafından veri işleme faaliyeti toplama amacını gerçekleştirme için gerekli olan kişisel verilerle sınırlandırılmakta ve bu amaçla ilişkili olmayan kişisel verilerin işlenmemesi için gerekli adımlar atılmaktadır.
• Kişisel verilerin mevzuatın ya da işleme amaçlarının gerektirdiği süre kadar saklanması; Otoarena tarafından kişisel veri işleme amacının ortadan kalkmasından sonra ya da mevzuatta öngörülen sürenin dolması ile birlikte kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.
3.2. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar
Otoarena tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde işlenmektedir. Söz konusu şartlara ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır:
• İlgili kişinin açık rızasının olması diğer veri işleme şartlarının var olmadığı durumlarda, 3.1. başlık altında yer verilen genel ilkelere uygun olarak, Otoarena tarafından ilgili kişinin kişisel verileri, ilgili kişinin özgür iradesi ile kişisel veri işleme faaliyetine ilişkin yeterli bilgi sahibi olarak, tereddüde yer bırakmayacak şekilde ve sadece o işlemle sınırlı olarak onay vermesi halinde işlenebilmektedir. Açık rıza, üyelik veya hizmetten yararlanma şartı olarak aranmaz ve her zaman geri alınabilir.
• Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde Otoarena tarafından kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmadan işlenebilecektir. Bu durumda Otoarena, ilgili hukuki düzenleme çerçevesinde kişisel verileri işleyecektir.
• Fiili imkânsızlık nedeniyle ilgili kişinin açık rızasının elde edilememesi ve kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde, Otoarena tarafından rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan ilgili kişiye ait kişisel veriler, ilgili kişinin veya üçüncü bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak adına kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda işlenecektir.
• Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması durumunda, ilgili kişi ile Otoarena arasında kurulan veya halihazırda imzalanmış olan sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerekli ise kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilecektir.
• Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması durumunda Otoarena, yürürlükteki mevzuat kapsamında öngörülen hukuki yükümlülüklerini yerine getirme amacıyla kişisel verileri işlemektedir.
• İlgili kişinin kişisel verilerini alenileştirmiş olması, ilgili kişi tarafından herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış, alenileştirilme sonucu herkesin bilgisine açılmış olan kişisel veriler alenileştirme amacı ile sınırlı olarak Otoarena tarafından ilgili kişilerin açık rızası olmasa da işlenebilecektir.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda, Otoarena zorunluluk kapsamında ilgili kişilerin açık rızası olmaksızın ilgili kişinin kişisel verilerini işleyebilecektir.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde, Otoarena ile ilgili kişinin menfaat dengesinin gözetilmesi şartıyla Otoarena tarafından kişisel veriler işlenebilecektir. Bu kapsamda, meşru menfaate dayanarak verilerin işlenmesinde Otoarena öncelikle işleme faaliyeti sonucunda elde edeceği meşru menfaati belirler. Kişisel verilerin işlenmesinin ilgili kişinin hak ve özgürlükleri üzerindeki olası etkisini değerlendirir ve dengenin bozulmadığı kanaatindeyse işleme faaliyetini gerçekleştirir.
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar
Kanunun 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veriler, sınırlı sayıda olacak şekilde belirtilmiştir. Bunlar; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.
Otoarena, özel nitelikli kişisel verileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen yeterli önlemleri alarak ve 7499 sayılı Kanun ile değişik Kanun'un 6. maddesi uyarınca aşağıdaki durumlarda işleyebilmektedir:
• İlgili kişinin açık rızasının olması veya kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• İlgili kişinin alenileştirdiği kişisel verilerle ilgili ve alenileştirme iradesine uygun olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi,
• İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması.
4. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Otoarena, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde sıralanan ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenmiş olan ilave düzenlemelere uygun olarak; kişisel verilerin aktarılması şartlarının bulunması durumunda kişisel verileri yurtiçinde veya yurtdışına aktarabilmektedir.
• Kişisel verilerin yurtiçinde üçüncü kişilere aktarımı, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla kişisel verileriniz Otoarena tarafından aktarılabilmektedir.
• Kişisel verilerin yurtdışında üçüncü kişilere aktarımı; Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki şartlardan birinin bulunması kaydıyla, aktarımın yapılacağı ülke, ülke içindeki sektörler veya uluslararası kuruluş hakkında Kurul tarafından yeterlilik kararı bulunması halinde gerçekleştirilebilir. Yeterlilik kararı bulunmaması halinde aktarım; Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmenin imzalanması ve imzadan itibaren beş iş günü içinde Kurum'a bildirilmesi, bağlayıcı şirket kuralları veya Kurul izniyle yazılı taahhütname gibi uygun güvencelerden birinin sağlanması suretiyle yapılabilir. Yeterlilik kararı ve uygun güvencenin bulunmadığı hallerde ise yalnızca arızi nitelikte olmak kaydıyla, ilgili kişinin olası riskler hakkında bilgilendirilerek açık rıza vermesi gibi Kanun'un 9. maddesinde sayılan istisnai hallerde aktarım yapılabilir.
Kanunun genel ilkeleri ile 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları dahilinde Otoarena, aşağıda kategorizasyonu yapılmış taraflara veri aktarımı gerçekleştirebilmektedir:
|
PAYLAŞILAN TARAF KATEGORİZASYONU |
KAPSAM |
AKTARIM AMACI |
|
İş Ortağı |
Otoarena’nın ticari faaliyetlerini yürütürken iş ortaklığı kurduğu taraflar |
İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak kişisel verilerin paylaşımı |
|
Tedarikçi |
Otoarena’dan aldığı talimatlar doğrultusunda ve Otoarena ile arasındaki sözleşmeye dayanarak Otoarena’nın ticari faaliyetlerini sürdürmesine yönelik hizmet sunan taraflar (bilgi teknolojileri, bulut, ileti gönderim, ödeme, ekspertiz, lojistik hizmet sağlayıcıları dahil) |
Tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin edilen hizmetlerin alınması ile sınırlı olarak aktarım |
|
İştirak |
Otoarena’nın iştiraki olan şirketler |
İştiraklerin katılımını gerektiren ticari faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla sınırlı olarak kişisel verilerin aktarılması |
|
İşlemin Karşı Tarafı |
Satış işleminin tarafı olan alıcı veya satıcı üyeler ve yetkilileri |
Satış, noter ve teslim işlemlerinin yürütülmesi ile sınırlı olarak aktarım |
|
Noterler, Sigorta Şirketleri, Bankalar ve Ödeme Kuruluşları |
Noter satışı, zorunlu trafik sigortası, güvenli ödeme sistemi ve teminat işlemlerinde yer alan taraflar |
İlgili işlemin yürütülmesi ile sınırlı olarak aktarım |
|
İleti Yönetim Sistemi A.Ş. |
6563 sayılı Kanun ve ilgili Yönetmelik kapsamında kurulan İleti Yönetim Sistemi |
İletişim adresleri ile ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtlarının kaydı ve yönetimi |
|
Danışmanlar |
Hukuk, mali müşavirlik ve bağımsız denetim hizmeti sunan kişi ve kuruluşlar |
Danışmanlık ve denetim hizmetlerinin alınması ile sınırlı olarak aktarım |
|
Kanunen Yetkili Kamu Kurumu |
Hukuken Otoarena’dan bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri |
İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi talep etme amacıyla sınırlı olarak kişisel veri paylaşımı |
|
Kanunen Yetkili Özel Kurum |
Hukuken Otoarena’dan bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri |
İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak verilerin paylaşımı |
5. İLGİLİ KİŞİLERİN AYDINLATILMASI VE İLGİLİ KİŞİLERİN HAKLARI
Kanunun 10. maddesine göre kişisel verilerin işlenmesinden önce veya en geç kişisel verilerin işlenmesi anında, ilgili kişilerin kişisel veri işlenmesine ilişkin aydınlatılmaları gerekmektedir. İlgili madde gereğince veri sorumlusu sıfatıyla Otoarena tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin yürütüldüğü her durumda ilgili kişilerin aydınlatılmasını sağlamak üzere Otoarena içi gerekli yapı oluşturulmuştur. Bu kapsamda;
• Kişisel verilerinizin işlenme amacı için lütfen Politika’nın 2.4. bölümünü inceleyiniz.
• Kişisel verilerinizin aktarıldığı taraflar ve aktarım amacı için lütfen Politika’nın 4. bölümünü inceleyiniz.
• Fiziki veya elektronik ortamlarda farklı kanallarla toplanabilen kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin şartları incelemek için lütfen Politika’nın 3.2 ve 3.3. bölümüne bakınız.
İlgili kişi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu belirtmek isteriz:
• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak yazılı şekilde Rüzgarlıbahçe Mah. Şehit Sinan Eroğlu Cad. Akel A Blok No:6 İç Kapı No:1 Beykoz/İstanbul adresine, otoarena@hs01.kep.tr KEP adresine, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da Otoarena sistemlerinde kayıtlı e-posta adresinizden iletisim@otoarena.com adresine iletebilirsiniz. Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Tebliğ'de belirlenen tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.
Otoarena, başvuruların değerlendirilmesi sırasında öncelikle talepte bulunan kişinin gerçek hak sahibi olup olmadığını tespit etmektedir. Bununla birlikte Otoarena gerek gördüğü durumlarda talebin daha iyi anlaşılabilmesi için detaylı ve ek bilgi isteyebilmektedir.
Otoarena tarafından ilgili kişi başvurularına yanıtlar, yazılı olarak veya elektronik ortamda ilgili kişilere bildirilmektedir. Başvurunun reddedilmesi halinde ret nedenleri gerekçeli olarak ilgili kişiye açıklanacaktır. Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde ilgili kişi, Kanun'un 14. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilir.
Kişisel verilerin doğrudan ilgili kişiden elde edilmemesi halinde; Otoarena tarafından (1) kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde, (2) kişisel verilerin ilgili kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında, (3) kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada ilgili kişilerin aydınlatılmasına ilişkin faaliyetler yürütülmektedir.
6. TİCARİ ELEKTRONİK İLETİLER VE İLETİ YÖNETİM SİSTEMİ
Otoarena, ticari elektronik ileti gönderimlerinde 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyar. Bu kapsamda:
• Bireysel alıcılara ticari elektronik ileti, önceden alınmış onaya dayanılarak gönderilir; tacir ve esnafa önceden onay alınmaksızın gönderim yapılabilir.
• İletişim adresleri ile onay ve ret kayıtları mevzuatta öngörülen süre ve usullerle İYS'ye kaydedilir; İYS dışındaki kanallardan alınan onay ve retler İYS'ye aktarılır.
• Alıcılar, ticari elektronik iletileri her zaman gerekçe göstermeksizin ve ücretsiz olarak İYS üzerinden, iletide belirtilen ret yöntemiyle veya Otoarena'ya başvurarak reddedebilir.
• Üyelik, ödeme, teminat, ihale sonucu ve teslim gibi mevcut hukuki ilişkiye dayalı işlemsel bilgilendirmeler ticari elektronik ileti onayı kapsamında değildir.
• İleti gönderim altyapısı sağlayan hizmet sağlayıcılarla mevzuata ve bu Politika'ya uygun sözleşmeler yapılır.
7. VERİ GÜVENLİĞİ VE VERİ İHLALİ
Otoarena, Kanun'un 12. maddesi uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri alır. Kişisel verilerin Otoarena adına veri işleyenler tarafından işlenmesi halinde, bu tedbirlerin alınması sözleşmelerle güvence altına alınır.
İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde Otoarena, bu durumu Kanun'a ve Kurul kararlarına uygun olarak Kurul'a ve ilgili kişilere bildirir; mevzuat veya sözleşmeler gereği bildirim yapılması gereken İleti Yönetim Sistemi A.Ş. gibi diğer kurum ve kuruluşları bilgilendirir.
8. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ
Kanun’un 7. maddesi gereğince hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler Otoarena tarafından resen veya ilgili kişinin talebi üzerine, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve Kurum tarafından yayımlanan rehberlere uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
9. KANUN KAPSAMI VE UYGULANMASINA İLİŞKİN KISITLAMALAR
Aşağıda belirtilen durumlar Kanun kapsamı dışındadır:
• Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hale getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
Aşağıda sayılan durumlarda Otoarena tarafından ilgili kişilere aydınlatma yapılması gerekmemektedir ve ilgili kişiler, zararlarının giderilmesine ilişkin hakları hariç olmak üzere, Kanun’da belirtilen haklarını kullanamayacaklardır:
• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.