KVKK Aydınlatma Metni
OTOARENA – ÜYELİK KVKK AYDINLATMA METNİ
Bu aydınlatma metni; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("Kanun") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, Otoarena platformuna bireysel üye olan veya olmak isteyen gerçek kişiler, Otoarena platformuna kurumsal üye olan/olmak isteyen tüzel kişiler adına işlem yapan gerçek kişiler (şirket yetkilisi, temsilci, çalışan, irtibat kişisi), aracını platform aracılığıyla satışa sunan satıcılar ve vekilleri ile internet sitesini, mobil uygulamayı, fiziki ihale alanını veya ofisi ziyaret eden kişiler için hazırlanmıştır. Şahıs şirketi (gerçek kişi tacir) hesaplarında vergi/kimlik bilgileri kişisel veri niteliği taşıyabileceğinden, bu metin bu kullanıcıları da kapsar.
1. Veri Sorumlusu
Kişisel verileriniz veri sorumlusu sıfatıyla Otoarena Müzayede ve Bilişim Hizmetleri A.Ş. (“Şirket” veya “Otoarena”) tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.
2. Üyelik Akışı – Kısa Bilgi
Bireysel üyelikler, cep telefonuna gönderilen SMS doğrulaması ile açılır. Kurumsal üyelik başvuruları Otoarena tarafından kontrol edilerek aktifleştirilir; gerekli evraklar yüklenmeden kurumsal üyelik aktif edilmez. Açık artırmalar fiziki, çevrim içi veya hibrit olarak düzenlenebilir; araç bedeli, katılım teminatı ve diğer ödemeler güvenli ödeme sistemi üzerinden yürütülür ve satış noter huzurunda tamamlanır.
3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
Aşağıdaki veriler, Otoarena ile ilişkinizin niteliğine göre ve yalnızca gerekli olduğu ölçüde işlenir.
• Kimlik: ad-soyad, TCKN (gerektiğinde/özellikle bireysel üye, şahıs şirketi kullanıcılarında ve noter satış işlemlerinde), doğum tarihi, imza (gerektiğinde).
• İletişim: cep telefonu, e-posta, adres (gerekli ise), işyeri iletişim bilgileri.
• Kurumsal ilişki ve yetki: çalışılan şirket/unvan, görev/pozisyon, yetki/temsil bilgileri; yetkilendirme belgeleri (vergi levhası, imza sirküleri, vekalet, ticaret sicil evrakı, yetki belgesi vb.).
• Üyelik ve açık artırma işlemleri: kullanıcı hesabı bilgileri, SMS doğrulama kayıtları, teklif/katılım kayıtları, favoriler, kazanılan ihaleler, satın alma/iptal/iade/itiraz ve teslim kayıtları, sözleşme ve onay kayıtları, platform içi mesajlaşma/yazışmalar.
• Araç: plaka, şasi numarası, ruhsat bilgileri, marka, model, kilometre, ekspertiz raporu, satıcı beyanları, rehin ve haciz durumu bilgileri.
• Finans ve muhasebe (işlem bazlı): fatura/mutabakat bilgileri, ödeme/tahsilat kayıtları; havale bilgileri; katılım teminatının alınması, iadesi ve mahsubu ile hizmet bedeli, araç bedeli, noter ücreti, harç ve sigorta bedeline ilişkin kayıtlar; IBAN ve banka bilgileri; ödeme kuruluşu/banka işlem kayıtları (kart verisi Otoarena sisteminde tutulmaz).
• Hukuki işlem: noter satış işlemleri, garanti ve ayıp talepleri, uyuşmazlık, şikâyet ve resmi yazışma kayıtları.
• Pazarlama ve iletişim tercihleri: ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtları, bu kayıtların kaynağı ve tarihi; açık rıza vermeniz halinde tercih ve işlem geçmişine dayalı ilgi alanı bilgileri.
• İşlem güvenliği: IP adresi, log kayıtları, cihaz/oturum bilgileri, doğrulama kayıtları (OTP), dolandırıcılık/şüpheli işlem göstergeleri.
• Müşteri hizmetleri: destek kayıtları; çağrı merkezi ses kaydı (halen yoktur; ileride devreye alınması halinde bu kapsamda işlenebilir).
• Fiziksel mekan güvenliği: Otoarena ofis içi ve fiziki ihale alanı kamera görüntüleri ve giriş-çıkış kayıtları (ofis ve ihale alanı güvenliği amacıyla).
• Çerez/analitik: web/mobil kanallarda kullanılan çerez/SDK verileri; Google reCAPTCHA v2 ve Google Analytics 4 (GA4) kapsamında IP, cihaz/çerez verileri (kullanım durumuna göre).
4. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler (Özet Tablo)
Aşağıdaki tablo, bireysel ve kurumsal üyelik süreçlerindeki tipik işleme amaçlarını, örnek verileri ve hukuki sebepleri özetler.
|
Amaç |
Örnek Veri |
Hukuki Sebep (KVKK m.5) |
|
Üyelik talebinin alınması, değerlendirilmesi, SMS ile doğrulanması, hesap oluşturma ve yönetimi |
kimlik/iletişim, yetki belgeleri, üyelik |
m.5/2-c |
|
Kurumsal yetkilendirme/doğrulama, vekâlet kontrolü, sahtecilik ve dolandırıcılık önleme |
yetki belgeleri, OTP, log/IP |
m.5/2-f ve/veya m.5/2-ç |
|
Araçların satışa hazırlanması, ilanı ve bağımsız ekspertiz süreçlerinin yürütülmesi |
araç, satıcı kimlik ve iletişim |
m.5/2-c ve/veya m.5/2-f |
|
Açık artırma, teklif, satış ve teslim süreçlerinin yürütülmesi (fiziki, çevrim içi ve hibrit) |
işlem kayıtları, yazışmalar |
m.5/2-c |
|
Ödeme, tahsilat, iade/iptal, katılım teminatı, güvenli ödeme sistemi, muhasebe ve faturalama |
ödeme/havale, fatura kayıtları |
m.5/2-c ve m.5/2-ç |
|
Noter satışı, araç devri ve zorunlu trafik sigortası işlemlerinin yürütülmesi |
kimlik, araç, finans, vekâletname |
m.5/2-c ve m.5/2-ç |
|
Tüketici mevzuatı dahil mevzuattan doğan bilgilendirme ve kayıt yükümlülüklerinin yerine getirilmesi |
kimlik, iletişim, işlem kayıtları |
m.5/2-ç |
|
İşlemsel bilgilendirmelerin yapılması (doğrulama, teminat, ihale sonucu, ödeme, teslim) |
iletişim, işlem kayıtları |
m.5/2-c |
|
Şikayet/itiraz, garanti ve ayıp talepleri, hukuki taleplerin yönetimi ve uyuşmazlık çözümü |
yazışmalar, işlem kayıtları |
m.5/2-e ve/veya m.5/2-c |
|
Bilgi güvenliği, sistem sürekliliği, loglama ve erişim yönetimi; ofis ve ihale alanı güvenliği |
log/IP/cihaz, kamera kayıtları |
m.5/2-f ve/veya m.5/2-ç |
|
Ticari elektronik ileti gönderimi (e-posta/SMS/WhatsApp) – bireysel üyelere sadece izin verilirse |
iletişim verileri |
m.5/1 (açık rıza) + 6563 sayılı Kanun m.6 |
|
Tacir ve esnaf sıfatıyla kayıtlı iletişim adreslerine ihale, araç ve kampanya duyurularının gönderilmesi |
iletişim verileri |
m.5/2-f + 6563 sayılı Kanun m.6/1 |
|
Tercih ve işlem geçmişine dayalı kişiselleştirilmiş pazarlama |
iletişim, pazarlama, işlem kayıtları |
m.5/1 (açık rıza) |
|
İletişim adresleri ile onay ve ret kayıtlarının İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilmesi, güncellenmesi ve ispatı |
iletişim, onay/ret kayıtları |
m.5/2-ç ve m.5/2-e |
|
Anti-bot ve analitik ölçümleme (kullanım halinde: Google reCAPTCHA v2, Google Analytics 4 (GA4)) |
IP, çerez/cihaz |
m.5/2-f veya m.5/1 – çerez/aktarım türüne göre |
|
Yetkili kurum ve kuruluşların taleplerinin karşılanması |
ilgili veriler |
m.5/2-ç |
Bireysel üyelere ticari elektronik ileti ancak önceden alınan ve İYS'ye kaydedilen onaya dayanılarak gönderilir; tacir ve esnafa 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca önceden onay alınmaksızın ileti gönderilebilir. Her iki durumda da iletileri dilediğiniz zaman, gerekçe göstermeksizin ve ücretsiz olarak reddedebilirsiniz. Açık rıza ve ileti onayı vermemeniz üyeliğinizi etkilemez.
5. Toplama Yöntemi
Kişisel verileriniz; web/mobil üyelik formları ve başvuru ekranları, SMS doğrulama ve teklif ekranları, belge yükleme alanları, e-posta/telefon yazışmaları, ödeme altyapıları, destek kanalları, ofis ve fiziki ihale alanı güvenliği sistemleri ve bilgi sistemleri, sözleşme ve onay kutuları ile ilettiğiniz veya ofisimiz ve benzer hizmet verdiğimiz kanallar aracılığıyla iletilen veriler, fiziksel formlar, kimlik ve ehliyet, sözleşme ve sigorta poliçesi içeriği, sözleşme ilişkisi süreci içerisinde tarafımıza ilettiğiniz bilgiler, işbirliği yapılan kurum ve kuruluşlar, ekspertiz kuruluşları, noterler, sigorta şirketleri, resmi kurumlar, bankalar, İleti Yönetim Sistemi (İYS) ve diğer üçüncü kişiler aracılığıyla veya benzer vasıtalarla; sözlü, yazılı veya elektronik ortamda; tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır ve ürünlerimizden ve hizmetlerimizden yararlandığınız süre gerektiğinde güncellenerek işlenmektedir.
6. Aktarım (Alıcı Grupları ve Örnek Tedarikçiler)
Kişisel verileriniz, amaçlarla sınırlı olmak üzere ve Kanun'un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
• İşlemin karşı tarafı: satış işleminin yürütülmesi için gerekli olduğu ölçüde alıcı veya satıcı üye ile bunların yetkilileri.
• Ekspertiz kuruluşları: araç ekspertiz raporlarının hazırlanması.
• Noterler ve sigorta şirketleri: noter satışı, araç devri ve zorunlu trafik sigortası işlemleri.
• Ödeme altyapıları: N Kolay ve/veya bankalar/ödeme kuruluşları (güvenli ödeme sistemi, katılım teminatı, tahsilat ve iade işlemleri; kart verisi Otoarena’da tutulmaz, kart işlemleri ilgili ödeme kuruluşu tarafından yürütülür).
• Barındırma/bulut: Turkcell Bulut.
• Kurumsal e-posta ve iş araçları: Microsoft 365 (M365).
• İç sistemler: CRM/ERP olarak OPS (Otoarena iç sistemi).
• E-posta/SMS/WhatsApp/arama gönderim altyapıları: ilgili servis sağlayıcılar/entegratörler.
• Lojistik ve çekici hizmet sağlayıcıları: araç teslim süreçlerinin yürütülmesi (gerekli oldukça).
• Anti-bot ve analitik: Google reCAPTCHA v2, Google Analytics 4 (GA4) (kullanım halinde).
• Hukuki ve mali danışmanlar: avukatlık, mali müşavirlik, bağımsız denetim (gerekli oldukça).
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: mevzuattan doğan yükümlülükler ve hukuki süreçler kapsamında.
• İleti Yönetim Sistemi A.Ş. (İYS): ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtlarının ve iletişim adreslerinin mevzuat gereği kaydı ve yönetimi için.
7. Yurt Dışına Aktarım
Otoarena, kural olarak kişisel verileri yurt dışına aktarmamayı hedefler. Bununla birlikte; Google reCAPTCHA/GA4, Microsoft 365 gibi hizmetlerin kullanımı, teknik olarak yurt dışına aktarım doğurabilir. Yurt dışına aktarım yapılması halinde, aktarım Kanun'un 9. maddesinde öngörülen yeterlilik kararı, uygun güvenceler (standart sözleşme gibi) veya arızi aktarım hallerinden birine dayanılarak gerçekleştirilir.
8. Saklama Süreleri
Kişisel veriler; ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır; sürenin sona ermesiyle silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Örnek saklama süreleri:
• İşlem güvenliği (log) kayıtları: 5651 sayılı Kanun başta olmak üzere ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca.
• Ofis içi ve ihale alanı kamera kayıtları: 15 gün; bir olay veya uyuşmazlığa konu olan kayıtlar, bu süreç sonuçlanıncaya kadar.
• Muhasebe ve ticari defter/finans kayıtları: ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca.
• Üyelik ve açık artırma işlem kayıtları: ilgili mevzuat ve uyuşmazlık zamanaşımı süreleri boyunca.
• Ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtları: ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca.
9. İlgili Kişi Hakları
Veri sahibi olarak Otoarena’ya başvurarak;
• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVK Kanunu'nun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Başvurularınızı, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak yazılı şekilde aşağıdaki adrese, KEP adresimize, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da Otoarena'ya daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden iletisim@otoarena.com adresine iletebilirsiniz. Başvurular en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
10. İletişim Bilgileri
Veri Sorumlusu: Otoarena Müzayede ve Bilişim Hizmetleri A.Ş.
MERSİS No: 0649129126000001
KEP: otoarena@hs01.kep.tr
E-posta: iletisim@otoarena.com
Adres: Rüzgarlıbahçe Mah. Şehit Sinan Eroğlu Cad. Akel A Blok No:6 İç Kapı No:1 Beykoz/İST
VD/No: Beykoz Vd : 6491291260
İşbu Aydınlatma Metni, işlenen kişisel verilere, değişen şartlara ve yasal düzenlemelere uyum sağlamak amacıyla ve bir hukuki yükümlülük olarak güncellenebilmektedir. Güncel metin www.otoarena.com adresinde yayımlanır.